Design a Brilliant SharePoint Intranet如何設計出色的 SharePoint 內聯網

SharePoint 內聯網需要深入的使用者體驗（UX）設計和開發支援。與 SharePoint 的 UX 設計師和開發人員建立緊密關係是成功的關鍵。此外，可以從設計優秀 SharePoint 內聯網的獲獎團隊中吸取經驗，使其成為有效的企業工具。

SharePoint 的地位和影響

SharePoint 是一種用於構建內聯網的平臺，提供搜尋、內容管理系統（CMS）、新聞、員工目錄、個性化、團隊協作空間等多種功能。隨著時間推移，SharePoint 的市場地位日益鞏固，表現出強勁的增長勢頭。

現狀:

• 強勁的市場增長: 根據 Radicati Group 的報告，SharePoint 在所有行業均有較高的市場採用率，預計未來4年的年均增長率為20%。

• 獲獎案例增多: 從2006年開始，越來越多的獲獎內聯網基於 SharePoint 構建。

• 廣泛的開發社群和設計諮詢: SharePoint 社群成員數量接近1萬人，相關設計機構更是超過5000家。

優秀的 SharePoint 設計特點

成功的內聯網團隊將 SharePoint 的預設功能作為基礎，並透過創新設計和開發實現組織需求。例如：

NAV CANADA 的 SharePoint 內聯網設計亮點:

• 簡約而美觀的品牌化設計

• 易於識別的簡單導航

• 提高常用功能和頁面的可見性

• 包含多種實用內容功能，如專案亮點和員工活動專題

這些設計不僅使內容更易於瀏覽，還增強了員工的使用體驗。

獲勝團隊的建議

1. SharePoint 不是開箱即用的解決方案

安裝 SharePoint 只是起點，要構建出色的內聯網，還需要周密的規劃、設計、研究和開發。

避免誤區：

• 不要以為安裝即等於功能完善。

• 避免過於樂觀，忽略實際限制。

• 深入研究並制定合理計劃，而不是盲目快速上線。

2. SharePoint 內聯網需要規劃與設計

成功團隊的關鍵策略:

• 業務分析: 明確企業目標並將其轉化為功能需求。

• 資訊架構（IA）規劃: 自定義全域性導航和頁尾以滿足特定內容需求。

• 使用者體驗設計和研究: 透過迭代設計，確保最終設計能夠滿足員工需求。

• 內容治理: 制定內容遷移策略和長期管理計劃。

3. 尋找熟悉 SharePoint 的 UX 設計師

理想情況下，UX 設計師應瞭解 SharePoint 的功能與限制，以提供可行的設計建議。

4. 適當分配時間和資源

• 如果開發團隊使用的是不熟悉的 SharePoint 版本，應預留更多時間進行培訓和開發。

• 常見挑戰包括內容遷移、多語言支援、搜尋最佳化等複雜任務。

5. 使用者教育與推廣

獲勝團隊透過以下方法確保使用者充分利用 SharePoint 的功能：

• 透過預設設定最佳化使用者體驗。

• 在主頁和全域性導航中推廣關鍵功能，如“我的站點”（My Site）。

• 提供簡化的導航選項和培訓資源，避免使用者迷失。

設計注意事項

1. 個性化與使用者許可權

雖然 SharePoint 支援複雜的個性化，但團隊應避免過於細化使用者角色，這樣更易於管理。

2. 管理協作空間

未加管理的團隊空間可能成為資訊孤島。解決方案包括：

• 制定規則，規範建立新空間的條件。

• 確保所有內容被有效索引並可被主導航整合。

3. 自定義外觀與感覺

多數團隊希望內聯網具有獨特風格，而非預設 SharePoint 外觀。這需要投入更多時間和開發資源。